سيستم‌هاي اجرا

عوامل و سيستم‌هاي اجرا و کنترل پروژه از قبيل، زمان‌بندي، برآورد، سنجش پيشرفت و عملکرد، نيروي انساني، تامين تجهيزات، پايش و کنترل هزينه‌ها و ساير نظام‌ها به اطلاعات نيازمند است. انتقال اطلاعات بين واحدهاي مختلف پروژه و ساير سازمانهاي مرتبط با پروژه، بايد به صورت صحيح عملکرد داشته باشد تا اطلاعات لازم بين واحدها و سيستم‌هاي فرعي به موقع و دقيق انتقال يابد سيستم کنترل پروژه چه به صورت دستي و چه به صورت خودکار و ماشيني،‌به عنوان سيستم جمع‌آوري به موقع اطلاعات اجرايي و به جريان انداختن اين نوع اطلاعات از طريق تنظيم گزارش‌هاي مختلف و ارايه پيش‌بيني‌ها به مدير پروژه به مقدار زيادي به ساختار شکست کار مناسب و کاربردي نياز دارد.  

چکيده: اين مقاله قصد دارد يک زمينه مبتني بر تئوري را در خصوص درک بهتر مديريت پروژه سازماني ارائه کند. اين مقاله بر اساس شواهد تجربي بيان مي کند که دفاتر پروژه مديريت (PMOs) و مديريت پروژه سازماني مي تواند با پشت سر گذاشتن مرزهاي نظريه سنتي و قطعي نگر درباره مديريت پروژه به عنوان بخشي از روند تاريخي در درون يک سازمان قابل درک باشد. سابقه دفاتر مديريت پروژه (PMOs) در چهار سازمان مختلف مستند سازي شده و مورد تجزيه و تحليل قرار گرفت . تکامل سازمانها و دفاتر مديريت پروژه آنها به وسيله حوادث ، تنش ها و تغييرات از هم جدا شدند . روند تاريخي پايه اي بهتر و جهاني تر را  در توسعه تئوري دفاتر مديريت پروژه (PMOs) و مديريت پروژه سازماني ارائه مي کند.

واژه هاي کليدي: دفتر مديريت پروژه (PMO )، مديريت پروژه سازماني، تاريخ، رويکرد فرايندي

 

1 - مقدمه

تجديد نظر مديريت پروژه:اين مقاله بر آن است تا با استفاده از فضاي منبسطي که موجود است ، مديريت پروژه را مورد تجديد نظر قرار دهد. به منظور رهايي از رويکرد سنتي قطعي نگر ، ادبيات پژوهش مديريت پروژه براي ارائه مفاهيم جديد ذهني باز است . در حال حاضر گزينه هايي براي طرح نظريه مديريت پروژه روي ميز است (2و3).همچنين نظريه پردازي مديريت پروژه در سطح سازماني ادامه دارد (4و5).با اين حال ، يکپارچه سازي مستمر سطوح سازماني که بتواند تمام بخش هاي مديريت پروژه را به عنوان يک زمينه درست از مديرت سازماني ادغام کند هنوز هم مشخص نيست .ما استدلال مي کنيم که مفهوم مديريت پروژه سازماني يک حلقه گم شده است (6).

در اينجا بررسي دفاتر مديريت پروژه (PMOs) به عنوان نقطه آغازي براي توسعه تئوري مديريت پروژه سازماني پيشنهاد مي شود . سازمانهاي داراي فعاليت گسترده مديريت پروژه به کمک PMO آسانتر قابل بررسي مي باشدزيرا فعاليت پروژه در اين سازمانها بيشتر متمرکز بوده و قابل رويت مي باشد.پيچيدگي دفاتر مديريت پروژه با تشريح تنوع شکل و نقش اين دفاتر مستند سازي شده است (7و8). اين مقاله نتايج بررسي عميق مديريت پروژه سازماني 4 سازمان را ارائه مي کند که هرکدام از اين سازمان ها پي در پي دستخوش بازسازي شده اند.در مجموع 11 گونه تحول سازماني مورد تجزيه و تحليل قرار گرفت . يک رويکرد تاريخي براي بدست آوردن غناي تحول سازماني و فرآيندهاي اساسي آن به کار گرفته شد.

2 – روش تحقيق

اين پژوهش بر اساس کاربردي ترين روش علمي انجام شده است که در مقايسه با رويکرد سنتي تر و قطعي نگر پژوهش مديريت  پروژه تفاوت عمده اي دارد (9و10).اين روش علمي به اين گونه است که يک پديده واقعي وجود دارد و پژوهشگر در يک تعامل بين آن پديده و هدف مطالعه قرار مي گيرد.اين موضوع نقش پژوهشگر سنتي را از طريق گوش فرادادن به واقعيت اصلاح مي کند (11).

اين وضعيت در مورد دفاتر مديريت پروژه ارزشمند است زيرا نظريه هاي زيادي در اين خصوص وجود ندارد و پيچيدگي هاي موجود در واقعيت را نمي توان به وسيله مدل هاي ساده و رويکرد قطعي نگر توضيح داد.با اين وجود سازمانها به عنوان نهادهاي پيچيده اجتماعي داراي ساختارهاي تخصصي مديريت پروژه سازماني هستند که شامل دفاتر مديريت پروژه (PMOs) مي باشد.

ازاين نظر بايد به دفتر مديريت پروژه به عنوان يک نهاد سازنده اجتماعي که بخشي از يک سيستم پيچيده سازماني است نگاه کرد.اتخاذ اين رويکرد يک چشم انداز کاملا جديد را درمورد دفتر مديريت پروژه ارائه خواهد کرد.به جاي داشتن يک تصوير مرتبط با موضوع، ما  در يک چشم انداز مشترک توسعه و تکامل تاريخي ، توسعه اين نهاد را  در خلال توسعه سازمان مبداء آن دنبال مي کنيم.

4- بحث:

4-1- رويکردهاي مغايرتي (واريانس ) و فرآيندي:

ون د ون (12) در مطالعه يک پديده دو ديدگاه مختلف ( و مکمل ) را مطرح مي کند:ديدگاه  واريانس يا مغايرتها و ديدگاه فرآيندي. تلاش PMO  شناسايي  درجه اي از سامانه مدیریت پروژه مجموعه متغيرهاي مستقل آماري بود تا تفاوتهاي برخي نتايج را توضيح دهند(متغيرهاي وابسته). تاکنون براي تشريح اين  نوع دفتر مديريت پروژه تمرکز بر روي ديدگاه واريانس و مغايرتها بوده است  (12ص148).ديدگاه واريانسي براي مطالعه رويه هاي دفاتر مديريت پروژه ،نتايج را محدود کرد (7و8). از طرف ديگر ،تجزيه و تحليل دفاتر مديريت پروژه به عنوان يک فرآيند مشترک تکاملي راه هاي جديدي را براي بازنگري دفاتر مديريت پروژه باز مي کند و مشکل واريانس دامنه دار را حل مي کند. " براي دستيابي به يک تصوير زندگي پوياي اجتماعي، و آزمايش و توسعه تئوريهاي چگونگي سازگاري ، تغيير و تکامل نهادهاي اجتماعي در طي زمان ، انجام مطالعات فرآيندي ضروري است " (12 ص 145). ارائه يک تئوري براي دفاتر مديريت پروژه (PMOs  )و يک تئوري جهاني تر براي مديريت پروژه سازماني بايد بر اساس ديدگاه و رويکرد فرآيندي باشد.

روابط بين وقايع و اتفاقات در سطوح مختلف مشاهده شد.استرتژي هاي کسب و کار با تاثير پذيري از تغييرات خاص صنعتي ، باعث تغيير ساختار سازماني براي اداره کردن پروژه ها مي شدند.تجزيه و تحليل ما ، روابط پوياي بين تدوين استراتژي و ساختار سازماني را تاييد مي کند (14). اين ديدگاه با نظريه قطعي چندلر(15) که ساختار سازماني را نتيجه و پيامد استراتژي مي داند در تضاد است . آنچه که ما يافتيم يک فرآيند پوياي در هم پيچيده از استراتژي و ساختار مي باشد.در يک محيط اقتضايي سازگاري دفاتر مديريت پروژه با محيط اطرافشان در نظر گرفته شد.با اين حال نتايج ما نشان داد که رابطه بين PMO  و سازماني که در آن قرار دارد دو طرفه است دفتر مديريت پروژه و سازمان همديگر را در چهارچوب  محيط وفق داده و تکامل مي بخشند .همانطور که در نظريه تکامل مشترک عنوان شده است اين رابطه به ايجاد يک ساختار پويا کمک مي کند(17).رويدادها دائما اتفاق مي افتند، حرکت PMO  از يک ساختار به ساختار ديگر با ساير اجزاي سازمان همراه است. از اين نظر، PMO نتيجه مجموعه وقايع قبلي و سهيم در توسعه هاي آينده است. رويکرد فرآيندي چراغ تازه اي را براي تغييرات   در درون دفاتر مديريت پروژه روشن مي نمايد. اين تغييرات ممکن است نقش مثبتي در چهارچوب پيوسته سازمان داشته باشند. به علاوه ، بي ثباتي دفاتر مديريت پروژه در زمينه اي که در آن قرار دارند، توضيح داده مي شود.اين پرسش در مورد مديريت پروژه که " جه جيز اشتباه است " بايد تبديل به اين پرسش شود که  " چرا " دفتر مديريت پروژه بايد تغيير کند تجزيه و تحليل ساختارسازي فرآيند در مقابل مطالعه واريانس و مغايرتها، درک متفاوتي را در خصوص دفتر مديريت پروژه ارائه مي کند.